עוברים למשרד חדש? כך תעשו זאת בצורה נכונה

מעבר למשרד חדש עשוי להביא אתו לא פעם שינויים רבים וקשיים. שכן, מלבד הצורך להעביר את המסמכים, המחשבים והרהיטים, צריך לבדוק שהכול נעשה בסדר המתאים ובסיוע של גורמים מקצועיים. המדריך הנוכחי נכתב כדי לאפשר לכם לעבור למשרד חדש בקלות וללא מאמץ. קראו את השורות הבאות ותגלו איך תוכלו לעשות זאת בצורה הנכונה.

 

הגורמים שסייעו בכתיבת המדריך

את המדריך הנוכחי כתבנו תוך סיוע מטעם בעלי משרדים שעברו בשנים האחרונות למשרד חדש. כל אחד מהם ציין בפנינו את ההליך שהוא עבר והלקחים שהוא למד במהלכו. כך שבעצם, קראנו את כל המידע שנמסר לנו, עיבדנו אותו והפכנו אותו למדריך שאתם קוראים ברגעים אלו ממש. ראוי לציין כי הגורמים שסייעו לנו הם מנהלי משרדים מתחומים שונים לחלוטין, אך המעבר למשרד החדש התגלה כזהה עבור כל המשרדים באשר הם.

 

השלב הראשון במעבר למשרד חדש – לארגן רשימת משימות

רגע לפני שאתם יוצרים קשר עם חברת הובלה (מסתבר שמדובר בעניין ה- 1 שרבים בוחרים לעשות), אתם צריכים לכתוב רשימת מטלות מסודרת. רצוי שתערכו אותה בקובץ ממוחשב, כדי שיהיה לכם גיבוי. שכן, התגלה לנו שבעת מעבר משרד, מסמכים נוטים להיעלם באופן מסתורי.

כשאתם מארגנים לעצמכם את רשימת המשימות, אתם צריכים לשים לב שהמשימות הראשונות שלכם הם קודם כל ליצור קשר עם חברת ניקיון משרדים ולשריין אותם לערב שלפני המעבר. רק לאחר מכן, תרשמו תזכורת ליצור קשר עם חברת הובלות.

 

השלב השני במעבר למשרד חדש – סימון בעלי המקצועות ברשימת המשימות

כעת צריכה להיות לכם רשימת משימות שצפויה להיראות דומה לרשימה זו:

• לשריין חברת ניקיון למשרד
• להתקשר לחברת הובלה למשרדים
• לעדכן את העובדים בתאריך ההובלה וכו'

כך שבשלב זה, אתם צריכים לסמן בצבע זוהר את בעלי המקצועות שצפויים לסייע לכם במעבר. הסימון הזה עשוי להיראות לכם כעת בזבוז זמן, אבל כדאי שתדעו, שחכמת ההמונים מראה שמדובר בשלב חשוב מאוד.

 

השלב השלישי במעבר למשרד חדש – בירור המלצות

עכשיו אתם צריכים לעבור בין בעלי המקצועות השונים ולברר המלצות אודותיהם. בכל פעם שתקראו חוות דעת על בעל מקצוע מסוים ותחליטו שאתם שוכרים את שירותיו, תוכלו להוריד את הסימון הזוהר. כך יתאפשר לכם לראות כמה בירורים נותרו לכם לערוך. ההמלצות הללו דרך אגב, יאפשרו לכם להיות בטוחים שאתם מסתייעים באנשי מקצוע איכותיים שיבצעו את העבודה בהתאם.

 

השלב האחרון במעבר למשרד חדש – מעקב אחר הרשימה שלכם

השלב האחרון הוא בעצם יום המעבר. ביום זה אתם צריכים לבדוק שהרשימה שלכם מתקיימת לפי הסדר. כלומר, שחברת הניקיון אכן ניקתה את המשרד מראש ושחברת ההובלה הגיעה בזמן כדי להתחיל להעמיס וכו'. אם יישמתם את כל המידע שנכתב לעיל, אתם תגלו שהמעבר יקרה בקלות ועל הצד הטוב ביותר.